Definir um orçamento para sua empresa é uma das partes mais importantes do planejamento financeiro. O orçamento é o limite de gastos que a empresa deve ter com determinado tipo de despesa. Esse limite pode ou não ser proporcional ao crescimento da empresa, e pode ou não ser igual ao faturamento da empresa.
Normalmente, se recomenda criar um orçamento que seja igual ou menor do que o faturamento da empresa, pois caso haja perda de clientes ou algum imprevisto que afete a receita da companhia, nenhum setor fica totalmente descoberto, ou seja, com dinheiro em falta.
Mas existem casos, principalmente em startups de tecnologia, em que a previsão de despesas é maior do que o faturamento da empresa, no começo. Então a empresa tem alguns meses de queima de caixa (que geralmente é abastecido por investimentos externos) e o que se espera é que essa queima gere resultados que tornem a empresa rentável, ou seja, gaste menos do que ganha. Se elas conseguem fazer isso ou não é tema para outro post...
Qual o passo a passo para criar um bom orçamento?
Partindo do pressuposto que você é um empresário conservador e quer gastar menos do que ganha, o primeiro passo é avaliar a situação atual da empresa.
Quanto estamos faturando de forma recorrente?
Quanto estamos faturando de forma pontual?
Quanto estamos gastando?
Em que estamos gastando?
Quanto sobra no fim do mês?
Pronto. Agora você tem uma noção da rentabilidade atual da empresa para começar o planejamento do seu orçamento.
Agora, é interessante avaliar quanto dinheiro existe no caixa da empresa e qual a quantia ideal para se proteger de qualquer imprevisto (como uma pandemia mundial que acaba com seu mercado, por exemplo).
A maioria das fontes recomenda um caixa suficiente para bancar de 3 a 6 meses da sua operação. Ou seja, o saldo do banco da empresa deve ser suficiente para cobrir de 3 a 6 vezes as despesas de um mês. Chamamos isso de Índice de Liquidez.
Índice de Liquidez = saldo do caixa / despesas e custos mensais
Se seu índice for menor que 3, o primeiro plano de ação é destinar parte do lucro mensal da empresa para abastecer o caixa. A quantia vai depender de quão rápido você quer alcançar um índice mais alto e de quanto dinheiro estará disponível para tanto.
Se não sobra nenhum dinheiro para abastecer o caixa no fim do mês, existe aí um problema de rentabilidade do produto ou serviço vendido, mas isso também é outro assunto, que discutiremos num próximo post. Por enquanto, vamos nos ater ao orçamento.
Depois de definido quanto dinheiro será reinvestido no caixa da empresa, é preciso definir quanto do dinheiro que sobrou vai ser destinado para cada setor da empresa.
Quanto devo destinar para o time?
O quanto você gasta com o time depende do custo da mão-de-obra que você necessita na sua empresa, das obrigações que você tem para cada tipo de função (benefícios, impostos, piso salarial) e da eficiência do seu negócio.
Um indicador interessante de acompanhar para definir o orçamento desse setor é o Índice de Eficiência Operacional (IEO). O IEO é basicamente a proporção entre o seu faturamento e o quanto você paga hoje para a equipe.
IEO = despesas com folha de pagamento / faturamento
Na contabilidade e em serviços em geral, a referência utilizada para esse índice é de 40%. Ou seja, 40% do faturamento deve ser destinado à remuneração fixa da equipe. Esse número pode ser difícil de alcançar se você tem uma equipe ineficiente, ou seja, gera pouca receita e custa caro. A tecnologia é um bom aliado na hora de aumentar a eficiência da equipe e é dela que vamos falar agora.
Quanto devo destinar para tecnologia?
Primeiramente, a empresa precisa ter infraestrutura para trabalhar. Móveis, máquinas, equipamento, material e o que mais for necessário para um bom desempenho das atividades do dia a dia. O investimento em infraestrutura vira patrimônio da empresa, então não é de fato uma despesa. Mas quando existe uma quantia considerável que é destinada para aumentar o imobilizado da empresa, isso é destacado nos demonstrativos da empresa como CAPEX (Capital Expenditure).
Já as despesas com tecnologia propriamente ditas, como mensalidades de sistemas, softwares, CRMs e ERPs devem obedecer a lógica de orçamentação também. Não existe uma regra para quanto do faturamento deve ser destinado para isso, mas tenha em mente que quanto maior o investimento em tecnologia, maior a eficiência da equipe, mais valor é entregue ao cliente e maior o controle que o empresário tem do negócio. Portanto, é um investimento que não pode ser negligenciado.
Quanto devo destinar para o marketing?
O investimento e marketing é um pouco mais complicado.
Já passou do tempo que destinar um montante de dinheiro para a divulgação da empresa era algo opcional. Hoje é obrigatório!
Mas é importante definir a estratégia de marketing antes de qualquer coisa, pois é muito fácil perder dinheiro com isso. Outro ponto importante é também sempre acompanhar os resultados desses investimentos, para que possam ser realocados com agilidade, evitando perdas financeiras severas.
Se 10% do faturamento será investido em marketing, é preciso ficar atento ao lugar que esse dinheiro será colocado.
Vai para anúncios pagos?
Vai para uma agência de marketing?
Vai para um freelancer que produzirá somente conteúdo orgânico?
Para cada investimento desses, é preciso ter uma visão clara do Retorno Sobre o Investimento, o famoso ROI.
Retorno Sobre Investimento é simplesmente quanto dinheiro as estratégias estão trazendo versus quanto elas custam. Por exemplo: você está pagando 5.000 reais por mês para uma agência de marketing. Quantos clientes os trabalhos da agência já trouxeram? Quanto esses clientes gastaram, em média?
Se a agência traz por mês cerca de 100 novos clientes, que gastam cerca de 200 reais cada, o seu ROI é igual a 4. Ou seja, a agência faz você ganhar 4x mais do que está gastando com ela.
Quando o empresário compreende bem quais são os índices de retorno da sua estratégia, fica fácil definir o orçamento do marketing, pois também fica mais fácil prever quanto a empresa vai crescer, e quando a empresa cresce, o investimento em marketing cresce junto, e assim por diante.
A lógica para o departamento de vendas segue a mesma lógica.
Quanto devo destinar para vendas?
A orçamentação do departamento de vendas mistura a lógica do orçamento para funcionários com a lógica utilizada nos investimentos em marketing.
A equipe de vendas pode ter um salário fixo e, portanto, um índice de eficiência esperado dela. Mas ela também é responsável por trazer novos clientes e pode ser paga em comissões, o que não afeta o orçamento diretamente.
Quanto o time de vendas é remunerado por comissão, isso afeta a rentabilidade do produto ou, em caso de receita recorrente, a rentabilidade do serviço no primeiro mês. Mas é uma ótima estratégia para quem quer aumentar o investimento em vendas sem comprometer o orçamento atual. A empresa só tem o "gasto" quando há uma venda, que compensa esse gasto imediatamente.
Outras despesas
Em cada tipo de empresa, podem existir inúmeros tipos de despesas, e todas elas devem ser contempladas no orçamento. Tanto aquelas variáveis, que aumentam proporcionalmente ao crescimento da empresa, quanto as fixas, que mudam pouco com o tempo.
Quando se definem esses limites de gastos para cada setor, além de tornar o controle de despesas e rentabilidade muito mais fácil, também torna a equipe corresponsável pelo resultado da empresa. Pois o time passa a entender que, para haver aumento de salários, novas contratações, novos sistemas e mais investimentos, a empresa precisa crescer e adquirir mais clientes.
Ao atrelar o orçamento ao faturamento da empresa de uma forma proporcional, você cria uma cultura de dono, onde todos passam a ser responsáveis pelos próprios benefícios, e isso gera um ciclo de crescimento que só pode levar a um destino: a prosperidade!
Quer ajuda para criar o orçamento da sua empresa? Entre em contato.